.: La Gestión Del Conocimiento Sirve Para Anticipar El Futuro

¿No sería maravilloso saber cuándo va a ocurrir el próximo terremoto, qué acciones de la bolsa van a subir, qué productos van a triunfar o fracasar, qué equipo va a ganar la Champions League o que chica tiene verdaderas posibilidades de ser la madre de tus hijos?

Vaticinar el futuro, por ahora, no deja de ser ciencia ficción, a no ser que uno se entregue a videntes, brujas, futurólogos y demás profetas. Sin embargo, aunque nuestra capacidad para adivinar el porvenir es limitada, podemos hacer un mucho mejor trabajo de anticiparnos a lo que va a suceder si gestionamos adecuadamente el conocimiento disponible, explotando lo que sabemos del presente y el pasado.

A estas alturas ya debiese resultar obvio que la mejor manera de predecir el futuro es empezar por conocer minuciosamente el presente y sobre todo el pasado. Las personas nos pasamos todo el tiempo haciendo predicciones de forma inconsciente. Cada noche que nos acostamos a dormir predecimos que la mañana siguiente amanecerá y saldrá el sol (futuro), y esa predicción se basa en el conocimiento que tenemos de las miles de veces que lo hemos experimentado (pasado).

Nada de lo que ya pasó anteriormente me debería sorprender siempre que lo haya aprendido. Nuestro cerebro se dedica a predecir y comparar la realidad que percibe a través de los sentidos, con lo que tiene almacenado de nuestras experiencias previas. Cuando lo que recibe coincide con lo que tiene (es decir cuando se cumple la predicción), sabe cómo actuar, que es lo que pasa el 99% del tiempo.

Sin embargo, cuando recibe algo que no tiene registrado, se detiene a analizar si alguna de las experiencias previas puede ser aplicable. En esos casos, lo mínimo que debo hacer es registrar ese suceso y aprenderlo para la próxima ocasión. Las cosas pueden ser nuevas una sola vez, la primera.

Ahora bien, mientras las personas son bastante diestras en este proceso (son el mejor sistema de gestión del conocimiento que existe), las empresas, sin embargo, tienen serios problemas, justamente, porque carecen de una memoria en la que almacenar lo que aprenden.

Sin una memoria eficiente, las posibilidades de repetir errores, reinventar ruedas y desaprovechar prácticas exitosas se disparan. Apenas conozco empresas que sean conscientes de la relevancia de tener una memoria que no solo recopile todo lo que la organización ha aprendido a lo largo de su historia, sino que se preocupe de gestionarlo y, de forma proactiva, hacérselo llegar a sus colaboradores de manera que lo tengan a su disposición y cada vez que realicen cualquier tarea, lo hagan armados con todo el conocimiento que les provee su institución.

Ahora bien, ese esfuerzo no resulta gratis, más bien al contrario, obliga a invertir tiempo y gran cantidad de energía. En nuestra vida lidiamos con situaciones inevitables y también con otras impredecibles. En ambos casos, lo que se espera de una persona y de una empresa inteligente es que sean capaces de imaginar todo tipo de escenarios y prepararse adecuadamente.

Las empresas nunca se han distinguido por guardar registro detallado de sus aprendizajes. En estos tiempos tan vertiginosos, incluso el pasado es difícil de gestionar y se nos va borrando hasta que lo olvidamos si no tomamos medidas para dejar rastro y aprender de él. Si bien anticipar el futuro exige conocer perfectamente el pasado, eso no es garantía de que se vaya a repetir, pero no cabe duda de que estaré mucho mejor equipado para enfrentarlo. Por ende y con vistas a estar siempre preparado, cada vez que sucede algo nuevo es obligatorio registrarlo y aprender.

Este asunto de vincular el pasado con la predicción del futuro, ha dejado de ser un pasatiempo o un acto de magia para ser considerado muy seriamente por distintas ramas de las ciencias y las artes. Una figura familiar es la del meteorólogo que diariamente predice el futuro (entrega su pronóstico del tiempo) cada vez con mayor precisión, basándose en la información con que cuenta del presente y lo que sabe del pasado.

En el mundo de las organizaciones, el factor que más obsesiona a los directivos es, sin duda, ser capaces de anticiparse a los cambios y adaptarse a ellos. Por ejemplo, desarrollar la habilidad de entender las necesidades de los clientes antes que nadie o de detectar oportunidades inéditas en el mercado generaría una hegemonía casi imposible de contrarrestar.

La incertidumbre respecto de lo que nos deparará el mañana ha sido la norma a lo largo de la historia de la humanidad. Nadie ha conseguido todavía predecir el futuro. La única herramienta que tenemos para lidiar con el futuro es lo que sabemos acerca del pasado y lo que vamos aprendiendo del presente. Evidentemente, no es posible asegurar que el futuro se comportará según lo que conocemos del pasado, pero no tenemos nada mejor que nuestro conocimiento para lidiar con ello.

De hecho, para todo necesitamos conocimiento ya que de otra manera no podemos hacer absolutamente nada. Dependemos del conocimiento para vivir. Todo lo que tenemos es conocimiento y nuestro futuro depende del conocimiento que seamos capaces de adquirir. Por eso es fundamental aprender de todo lo nuevo que nos ocurre.

Las dos palabras clave en la gestión del conocimiento de una organización (y en la vida de cualquier persona) son Anticipar y Reutilizar. Dado que, por lo general, las empresas realizan tareas repetitivas (el martes se parece muchísimo a lo que se hace el miércoles y el jueves), entonces es perfectamente posible predecir con un altísimo porcentaje de acierto lo que ocurrirá mañana. Esto quiere decir que si se conocen perfectamente las actividades que se deben ejecutar, entonces también se sabe qué conocimiento se requiere para poder ejecutarlas adecuadamente y evitar errores.

La conclusión es bien clara: la prioridad de toda organización consiste en asegurar que el conocimiento organizacional estará disponible para cada persona y equipo que lo requiera. Cada vez que un integrante de la empresa se pregunte ¿Qué conocimiento necesito para realizar esta tarea y dónde puedo encontrarlo? la empresa debe entregarle una respuesta concreta, de manera que pueda llevar a cabo el trabajo.

Para lograrlo son 3 los ámbitos en que la organización necesita anticiparse a los acontecimientos:

1. Resguardar su conocimiento crítico para evitar perderlo.

2. Transferir y compartir dicho conocimiento para ponerlo a disposición de quienes lo requieran.

3. Identificar el conocimiento que se va a necesitar y explicitar la estrategia para adquirirlo.